Adatkezelési Tájékoztató D250 Systems Kft. Hatályos: 2026. október 16. Verzió: 2026.10.16 1. A tájékoztató célja és hatálya A jelen adatkezelési tájékoztató célja, hogy a D250 Systems Kft. ügyfelei, weboldal-látogatói, regisztrált felhasználói, ajánlatkérői, üzleti partnerei, álláspályázói és ügyfélszolgálati megkeresést küldő személyei világos és átlátható tájékoztatást kapjanak arról, hogy a társaság milyen személyes adatokat, milyen célból, milyen jogalapon, mennyi ideig és milyen címzettek közreműködésével kezel. A tájékoztató a D250 Systems Kft. által nyújtott szolgáltatásokkal, a d250.hu weboldal és annak aldomainjei használatával, a bejelentkezési és regisztrációs felületekkel, a belső használatú webes és mobil eszközökkel, az ügyfélkapcsolattal, a szerződéskötéssel, számlázással, ügyfélszolgálattal, álláspályázatokkal, valamint a társaság működéséhez kapcsolódó adatkezelésekkel összefüggő személyesadat-kezelésekre vonatkozik. 2. Az adatkezelő adatai Adatkezelő neve: D250 Systems Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság Rövidített név: D250 Systems Kft. Székhely és levelezési cím: 2083 Solymár, Orgona utca 9. Cégjegyzékszám: 13-09-198518 Nyilvántartó cégbíróság: Budapest Környéki Törvényszék Cégbírósága Adószám: 26680774-2-13 E-mail: info@d250.hu Telefon: +36 20 975 3758 Az adatkezeléssel kapcsolatos kérelmeket és kérdéseket az info@d250.hu e-mail címen vagy postai úton lehet benyújtani. Az Adatkezelő adatvédelmi tisztviselőt nem jelölt ki, mert a jelen tájékoztatóban ismertetett adatkezelések alapján a kijelölés nem kötelező. Az adatvédelmi kapcsolattartási pont az info@d250.hu. 3. Irányadó jogszabályok Az Adatkezelő az adatkezelések során különösen az alábbi jogszabályoknak megfelelően jár el: - az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete, vagyis az általános adatvédelmi rendelet; - az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény; - az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokról és az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokról szóló 2001. évi CVIII. törvény; - az elektronikus hírközlésről szóló hatályos magyar jogszabályok cookie-kra és elektronikus kommunikációra vonatkozó rendelkezései; - a számviteli és adózási kötelezettségekre vonatkozó hatályos magyar jogszabályok; - a Polgári Törvénykönyv szerződéses és igényérvényesítési szabályai. 4. Adatkezelési alapelvek Az Adatkezelő a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átláthatóan kezeli. Az adatokat kizárólag meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjti, és nem kezeli azokkal össze nem egyeztethető módon. Az Adatkezelő csak olyan adatot kezel, amely az adott célhoz szükséges és azzal arányos. Az Adatkezelő törekszik arra, hogy az általa kezelt adatok pontosak és naprakészek legyenek. A személyes adatokat csak a szükséges ideig őrzi meg. Az Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi az adatokat a jogosulatlan hozzáféréssel, megváltoztatással, továbbítással, nyilvánosságra hozatallal, törléssel, megsemmisüléssel és sérüléssel szemben. 5. Az egyes adatkezelések 5.1. Weboldal látogatása és technikai naplózás Az adatkezelés célja: a weboldal biztonságos és rendeltetésszerű működtetése, hibakeresés, visszaélések megelőzése, informatikai biztonság fenntartása. Kezelt adatok: IP-cím, látogatás időpontja, böngésző és operációs rendszer típusa, meglátogatott oldalak, technikai hibanaplók, munkamenet-azonosítók. Jogalap: az Adatkezelő jogos érdeke a weboldal működtetéséhez és biztonságához. Megőrzési idő: a technikai naplóadatokat az Adatkezelő legfeljebb 180 napig őrzi meg, kivéve, ha biztonsági incidens kivizsgálása, jogi igény érvényesítése vagy hatósági eljárás miatt hosszabb megőrzés szükséges. Címzettek: az Adatkezelő informatikai üzemeltetésben részt vevő munkatársai és az Adatkezelő szervereinek üzemeltetésében közreműködő személyek. 5.2. Felhasználói fiók létrehozása és kezelése Az adatkezelés célja: felhasználói fiók létrehozása, bejelentkezés biztosítása, jogosultságkezelés, szolgáltatás igénybevételének lehetővé tétele. Kezelt adatok: név, e-mail cím, hash-elt jelszó (jelszavas belépés esetén), a fiók belső azonosítója és a fiókhoz kapcsolódó technikai azonosítók. A belépési eseményeket az IP-címmel és az időponttal együtt az 5.1. pontban leírt technikai naplók rögzítik; az IP-címet a rendszer az ismételt belépési kísérletek korlátozására is használja. Belépés Google-fiókkal: ha a felhasználó Google-fiókkal lép be, a bejelentkezési oldal a böngészőben betölti a Google bejelentkezési szolgáltatását (Google Identity Services), és a Google továbbítja az Adatkezelőnek a felhasználó nevét és e-mail címét. Ha az adott e-mail címhez még nincs fiók, az Adatkezelő létrehozza azt. A Google a saját adatvédelmi feltételei szerint megkapja a felhasználó IP-címét és a belépés tényét. Jogalap: szerződés teljesítése vagy szerződés megkötését megelőző lépések megtétele. Megőrzési idő: a felhasználói fiók fennállásáig, majd a fiók törlését követően a jogi igények érvényesítésére nyitva álló általános elévülési idő végéig kizárólag a szükséges azonosító és bizonyítási adatok. Címzettek: az Adatkezelő erre jogosult munkatársai és informatikai üzemeltetői. 5.3. Szolgáltatás megrendelése, szerződés teljesítése Az adatkezelés célja: szolgáltatás megrendelése, szerződés létrehozása, teljesítése, ügyfél-azonosítás, kapcsolattartás, szolgáltatással kapcsolatos értesítések küldése. Kezelt adatok: név, cégnév, kapcsolattartói adatok, e-mail cím, telefonszám, számlázási cím, adószám, megrendelés adatai, szerződéses adatok, fizetési státusz, szolgáltatáshoz kapcsolódó technikai és ügyintézési információk. Jogalap: szerződés teljesítése; jogi személy ügyfél kapcsolattartója esetén az Adatkezelő jogos érdeke az üzleti kapcsolattartás fenntartásához. Megőrzési idő: a szerződés fennállása alatt, majd a szerződés megszűnését követően a jogi igények érvényesítésére nyitva álló általános elévülési idő végéig. Címzettek: az Adatkezelő ügyvezetése, ügyintézéssel, teljesítéssel, pénzügyekkel és informatikával foglalkozó munkatársai, könyvelője, bankja és jogi képviselője, ha jogi igény érvényesítése vagy védelme szükséges. 5.4. D250.hu bejelentkezés, aldomaines belső felületek és jogosultságkezelés Az adatkezelés célja: a d250.hu weboldalon és a D250 Systems Kft. által üzemeltetett aldomaines felületeken elérhető belső, ügyféloldali vagy partneroldali funkciók biztonságos használatának biztosítása, a felhasználók azonosítása, jogosultságok kiosztása és ellenőrzése, belső munkafolyamatok támogatása, naplózás, hibakeresés, visszaélések megelőzése, informatikai biztonság fenntartása. Kezelt adatok: név, e-mail cím, hash-elt jelszó, szervezeti vagy ügyfélkapcsolati azonosítók, szerepkörök és jogosultságok, belépési időpontok, IP-cím, böngésző- és eszközadatok, munkamenet-azonosítók, a felületeken végzett műveletek naplóadatai, valamint az adott belső funkció használatához szükséges ügyviteli vagy technikai adatok. Jogalap: szerződés teljesítése, ha a felület használata ügyfél- vagy felhasználói szolgáltatáshoz kapcsolódik; jogi személy ügyfél, partner vagy munkáltatói kapcsolattartás esetén az Adatkezelő jogos érdeke a szolgáltatás működtetéséhez, belső adminisztrációhoz és informatikai biztonsághoz; munkavállalók és megbízottak esetén a munkaviszonyból, megbízási jogviszonyból vagy más belső jogviszonyból eredő kötelezettségek teljesítése, valamint az Adatkezelő jogos érdeke a munkaszervezéshez, vagyonvédelemhez, elszámoltathatósághoz és informatikai biztonsághoz. A d250.hu weboldalon vagy annak aldomainjein történő regisztráció, bejelentkezés vagy további használat azt jelenti, hogy a felhasználó megismerte és elfogadta az adott felület használati feltételeit és a jelen adatkezelési tájékoztatót. Ez az elfogadás nem minősül általános, minden adatkezelésre kiterjedő adatvédelmi hozzájárulásnak. Amikor az adatkezelés jogalapja hozzájárulás, az Adatkezelő külön, egyértelmű és visszavonható hozzájárulást kér. A szolgáltatás működéséhez, biztonságához, szerződés teljesítéséhez, jogi kötelezettséghez vagy jogos érdekhez szükséges adatkezelések a jelen tájékoztatóban megjelölt önálló jogalapokon történnek. Megőrzési idő: a felhasználói jogosultság fennállásáig; a jogosultság megszűnését követően a fiókhoz tartozó alapvető azonosító és jogosultsági adatok a jogi igények érvényesítésére nyitva álló általános elévülési idő végéig őrizhetők meg. A technikai és biztonsági naplóadatokat az Adatkezelő főszabály szerint legfeljebb 180 napig őrzi meg, kivéve, ha biztonsági incidens, visszaélés, hibakeresés, hatósági megkeresés vagy jogvita miatt hosszabb megőrzés szükséges. Címzettek: az Adatkezelő ügyvezetése, informatikai üzemeltetésben, ügyfélkezelésben, belső adminisztrációban és jogosultságkezelésben részt vevő munkatársai, valamint az Adatkezelő szervereinek, rendszereinek és biztonsági mentéseinek üzemeltetésében közreműködő adatfeldolgozók. 5.5. FOX – Field Operations Extension belső mobilalkalmazás Az Adatkezelő FOX – Field Operations Extension néven belső használatú mobilalkalmazást üzemeltethet. A FOX célja a terepi és belső műveletek támogatása, különösen eszközök, vagyontárgyak, készletek, helyszíni feladatok, ellenőrzések, karbantartási vagy ügyviteli folyamatok nyilvántartása és követése. A FOX az Adatkezelő által engedélyezett felhasználók — különösen munkavállalók, megbízottak, alvállalkozók és partnerek — számára készült. Bár az alkalmazás a nyilvános alkalmazásboltokon keresztül is terjeszthető a telepítés és frissítés egyszerűsítése érdekében, a FOX háttérszolgáltatásaihoz való hozzáféréshez az Adatkezelő által kibocsátott fiók szükséges, és ez a hozzáférés a nagyközönség számára nem áll rendelkezésre. Az adatkezelés célja: belső eszköz- és vagyonnyilvántartás, asset tracking, terepi munkavégzés dokumentálása, vonalkódok és egyéb azonosítók beolvasása, eszközök és munkafolyamatok azonosítása, feladatok teljesítésének igazolása, hibák, állapotok és események dokumentálása, belső elszámoltathatóság, minőségbiztosítás, vagyonvédelem, informatikai biztonság és jogosultságkezelés. Kezelt adatok: - fiók- és azonosító adatok: felhasználó neve, munkahelyi e-mail címe és elérhetőségei, belső felhasználói azonosító, szerepkör és jogosultság; - hitelesítési és munkamenet-adatok: belépések időpontja, munkamenet-azonosítók, hash-elt jelszó, IP-cím; - eszközadatok: az alkalmazás által generált eszközazonosító, az eszköz neve (iOS-en a felhasználó által adott név, például „Anna iPhone-ja”, a típussal együtt), annak jelzése, hogy fizikai eszközről van-e szó, valamint a push értesítési token (Androidon és iOS-en egyaránt Firebase Cloud Messaging token); - munkafolyamati tartalom: szöveges üzenetek, csatolmányok, hangüzenetek, a belső munkafolyamatokhoz rögzített fényképek és videófelvételek és azok technikai metaadatai (amelyek tartalmazhatják a kamera által rögzített felvételi helyet is), vonalkódok, QR-kódok, sorozatszámok, leltári azonosítók és egyéb eszközazonosítók, megjegyzések, státuszváltozások, feladatrekordok és időbélyegek; - helymeghatározási adatok: földrajzi szélesség, hosszúság és tengerszint feletti magasság. Amíg a FOX alkalmazás előtérben fut, a felhasználó megadta a helymeghatározási engedélyt, és az Adatkezelő a felhasználó és az eszköz számára engedélyezte a helymeghatározást, az eszköz továbbítja a tartózkodási helyét a FOX szervernek, amikor kb. 10 métert elmozdult, legalább 10 percenként, amikor az alkalmazás visszakerül az előtérbe, valamint amikor egy munkafolyamati funkció aktuális pozíciót kér. A szerver a munkamenetnek csak a legutóbbi pozícióját őrzi meg, helyelőzményt nem képez. A helyadat az egyes munkafolyamati műveletekhez (például beolvasáshoz, lásd alább) kerül hozzárendelésre. Az alkalmazás háttérben nem végez helymeghatározást — amíg az alkalmazás nincs előtérben, a helyjelentés szünetel. Az engedélyt a felhasználó az operációs rendszer beállításaiban bármikor visszavonhatja; - rövid hatótávú eszközadatok: ha a felhasználó Bluetooth-keresést indít, a keresés alatt hatótávolságon belül lévő összes Bluetooth Low Energy eszköz azonosítója (Androidon ezek hardvercímek), ami a munkafolyamathoz nem kapcsolódó eszközöket is tartalmazhat; - NFC-adatok: a munkavégzés során a felhasználó által beolvasott NFC-tagek tartalma. Beolvasási (scan) tevékenységnapló: minden vonalkód-, QR-kód- vagy egyéb azonosító-beolvasás, amelyet a FOX alkalmazás az Adatkezelő szervereire továbbít, egy csak-hozzáfűzhető beolvasási naplóba kerül. Minden bejegyzés tartalmazza a beolvasott azonosítót, a beolvasást végző felhasználó személyazonosságát (felhasználói azonosító és név), a beolvasás időpontját, valamint — ha a készülék jelentett ilyet — a beolvasás idején aktuális GPS-koordinátákat. A rendszer által még nem ismert azonosító az eszközazonosító-nyilvántartásba is bekerül, létrehozóként a beolvasó felhasználóval. Ha a beolvasás eszköz-ellenőrzőpont munkafolyamatban történik, a beolvasás helyét és a rögzítő felhasználót tartalmazó ellenőrzőpont-rekord is létrejön. E nyilvántartások célja az eszközkövetés és a leltári előzmények rögzítése (annak megállapítása, hogy egy adott eszközt vagy azonosítót hol és mikor észleltek utoljára), az elszámoltathatóság és a vagyonvédelem; nem szolgálnak a munkavállalói teljesítmény értékelésére vagy személyek nyomon követésére. A FOX által használt mobil operációs rendszer engedélyek: A FOX Android és iOS alkalmazás az alábbi operációs rendszer engedélyeket kérheti. Az egyes engedélyeket a felhasználó az operációs rendszer engedélykérő párbeszédpaneljében adja meg vagy tagadja meg. Az engedély megtagadása nem akadályozza meg az alkalmazás használatát, de az adott funkció nem lesz elérhető. - Kamera (CAMERA): vonalkódok, QR-kódok és eszközazonosítók beolvasása, valamint karbantartással, kárfelvétellel, állapotfelméréssel, helyszíni teljesítéssel vagy belső nyilvántartással összefüggő fényképek és videófelvételek készítése. A vonalkód-felismerés az eszközön történik. - Mikrofon (RECORD_AUDIO): hangüzenetek rögzítése, diktálás, valamint az AI-asszisztens opcionális kéz nélküli (hands-free) hangmódja (lásd 5.11. pont). - Beszédfelismerés (iOS) és az operációs rendszer beszédszolgáltatása (Android): a diktálás az operációs rendszer beszédfelismerő szolgáltatásával alakítja szöveggé a beszédet. Az eszköztől és annak beállításaitól függően az Apple vagy a Google ehhez a hangot saját szerverein, saját feltételei szerint dolgozhatja fel. Az Adatkezelőhöz csak a felismert szöveg kerül. - Helymeghatározás (ACCESS_FINE_LOCATION, ACCESS_COARSE_LOCATION): az eszköz tartózkodási helyének továbbítása a FOX szervernek, amíg az alkalmazás előtérben fut, a fent leírtak szerint. Az alkalmazás nem kér háttérbeli helymeghatározási engedélyt. Az engedélyt a felhasználó az operációs rendszer beállításaiban bármikor visszavonhatja, ezt követően az alkalmazás továbbra is használható, de a helyzettől függő funkciók nem érhetők el. - Bluetooth (BLUETOOTH, BLUETOOTH_ADMIN, BLUETOOTH_SCAN, BLUETOOTH_CONNECT): a közelben lévő Bluetooth Low Energy eszközök, például az adott munkafolyamatban használt jeladók és érzékelők keresése. Az alkalmazás a Bluetooth-keresést nem használja a felhasználó tartózkodási helyének levezetésére. - NFC (Near Field Communication): a fizikai eszközökre helyezett NFC-tagek beolvasása, ahol a munkafolyamat NFC-alapú azonosítást használ. - Push értesítések (POST_NOTIFICATIONS; iOS-en távoli értesítések): működési értesítések kézbesítése, például egy eszköz azonosítására irányuló kérés. A kézbesítést a Firebase Cloud Messaging végzi, amely iOS-en az értesítést az Apple Push Notification service felé továbbítja. - Fotótár- és médiahozzáférés: olyan kép, videó vagy dokumentum kiválasztása (a rendszer fájlválasztóján keresztül), amelyet a felhasználó belső munkafolyamathoz kíván csatolni, valamint iOS-en kép mentése a fotótárba a felhasználó kérésére. - Hálózati hozzáférés (INTERNET, ACCESS_NETWORK_STATE): kommunikáció az Adatkezelő szervereivel és a hálózat elérhetőségének észlelése. - Vibrálás, hangbeállítások és ébren tartás (VIBRATE, MODIFY_AUDIO_SETTINGS, WAKE_LOCK): tapintási visszajelzés, a hangfunkciók hangútvonalának kezelése és push értesítések fogadása; személyes adat nem kerül kezelésre. Az Adatkezelő ezeket az engedélyeket nem használja magáncélú képek, magán hangfelvétel, az alkalmazás háttérállapotában gyűjtött helyadat vagy a munkavégzéshez nem kapcsolódó tartalom gyűjtésére. A helyadatokat az Adatkezelő kizárólag akkor gyűjti, amikor az alkalmazás előtérben fut és a felhasználó megadta a helymeghatározási engedélyt. A FOX használata során a felhasználó köteles tartózkodni olyan fényképek, dokumentumok vagy megjegyzések rögzítésétől, amelyek a belső munkafolyamathoz nem szükséges személyes adatot, különleges adatot, magánjellegű információt vagy harmadik személy indokolatlanul azonosítható képét tartalmazzák. Ha ilyen adat mégis rögzítésre kerül, az Adatkezelő azt a lehető legrövidebb időn belül törli vagy korlátozza, amennyiben az adat megőrzését jogi igény, hatósági eljárás vagy más jogszerű cél nem teszi szükségessé. Jogalap: munkavállalók esetén a munkaviszony teljesítéséhez és a munkaszervezéshez szükséges adatkezelés, valamint az Adatkezelő jogos érdeke a belső működés, vagyonvédelem, minőségbiztosítás, elszámoltathatóság és informatikai biztonság biztosításához; megbízottak, alvállalkozók vagy partnerek esetén a szerződés teljesítése vagy az Adatkezelő jogos érdeke a szerződéses és belső folyamatok dokumentálásához; ahol az adott mobil operációs rendszer technikailag engedélykérést jelenít meg, az engedély megadása az alkalmazás adott funkciójának használatához szükséges technikai feltétel, de nem váltja ki és nem helyettesíti az adatkezelés GDPR szerinti jogalapjának meghatározását. Megőrzési idő: a FOX-ban kezelt munkafolyamat-, eszköz-, leltár-, karbantartási, ellenőrzési és feladatadatokat az Adatkezelő az adott belső folyamat, szerződés, eszköznyilvántartás vagy jogi igény szempontjából szükséges ideig őrzi meg, főszabály szerint az adott ügy lezárásától vagy az eszköz nyilvántartásból történő kivezetésétől számított 5 évig. Biztonsági és alkalmazásnaplók főszabály szerint legfeljebb 180 napig őrizhetők meg, kivéve incidens, jogvita, hibakeresés vagy hatósági megkeresés esetén. Magánjellegű vagy a célhoz nem szükséges adatok felismerés esetén törlésre vagy korlátozásra kerülnek. Címzettek: az Adatkezelő ügyvezetése, informatikai üzemeltetői, belső adminisztrációs, pénzügyi, eszközgazdálkodási, műszaki, üzemeltetési vagy terepi feladatokat ellátó munkatársai, valamint azok az adatfeldolgozók, akik a FOX alkalmazás, a kapcsolódó szerverek, adatbázisok, mentések vagy jogosultságkezelési rendszerek üzemeltetésében közreműködnek. A FOX által igénybe vett adatfeldolgozók és harmadik fél szolgáltatások: - Google LLC (Egyesült Államok) — Firebase Cloud Messaging: push értesítések kézbesítése Android- és iOS-eszközökre. A címzettnek továbbított adatok: az FCM eszközazonosító token és a kézbesítéshez szükséges értesítési tartalom (például az azonosítandó eszköz neve). Az alkalmazás Firebase-összetevői (Firebase Installations) technikai telepítési azonosítókat is cserélnek a Google-lel. Adattovábbítási garancia: EU–USA Adatvédelmi Keretrendszer. Adatvédelmi tájékoztatás: https://policies.google.com/privacy - Apple Inc. (Egyesült Államok és Írország) — Apple Push Notification service: a Firebase Cloud Messaging által továbbított értesítések végső kézbesítése iOS-eszközökre. Adatvédelmi tájékoztatás: https://www.apple.com/legal/privacy/ - AI-asszisztens szolgáltatók: a FOX beszélgetés funkciója és hangfunkciói az 5.11. pontban leírt AI-asszisztens szolgáltatást használják, az ott felsorolt szolgáltatókkal. A FOX háttérszolgáltatásainak hosztolása és üzemeltetése az Európai Gazdasági Térségen belül történik. Ha az Adatkezelő a jövőben további adatfeldolgozót vesz igénybe, a jelen tájékoztatót frissíti, és — ha a jogalap hozzájárulás — az új adatfeldolgozó aktiválása előtt külön hozzájárulást kér. FOX-fiók és adatok törlésének kérése: A FOX-felhasználó kérheti FOX-fiókjának és a fiókhoz kapcsolódó személyes adatainak (ideértve beolvasási naplóbejegyzéseit, regisztrált eszközeit, beszélgetéseit és munkamenet-adatait) törlését úgy, hogy e-mailt küld az info@d250.hu címre a fiókhoz regisztrált e-mail címről. A FOX alkalmazás maga nem tartalmaz fióktörlési funkciót. Az Adatkezelő a kérelem azonosítását követően a beérkezéstől számított 30 napon belül elvégzi a törlést és tájékoztatja a felhasználót a törlés megtörténtéről. Az Adatkezelő kizárólag azokat az adatokat tartja vissza, amelyeket jogszabály alapján köteles megőrizni, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükségesek (különösen az 5.6. és 5.10. pontban meghatározott adatok); a megőrzött adatok kategóriáiról és a megőrzés jogalapjáról a felhasználót tájékoztatja. Gyermekek: A FOX alkalmazás felnőtt szakmai felhasználók részére készült. Az Adatkezelő a FOX alkalmazáson keresztül tudatosan nem kezel 16 éven aluli gyermek személyes adatait. Ha az Adatkezelő tudomására jut, hogy gyermek személyes adatát megfelelő jogalap nélkül kezelte, az adatot indokolatlan késedelem nélkül törli. 5.6. Számlázás és számviteli kötelezettségek Az adatkezelés célja: számla kiállítása, könyvelés, adózási és számviteli kötelezettségek teljesítése. Kezelt adatok: név, cégnév, számlázási cím, adószám, megrendelés és számla adatai, fizetési adatok. Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése. Megőrzési idő: a számviteli és adózási jogszabályokban meghatározott megőrzési idő, főszabály szerint 8 év. Címzettek: könyvelő, számlázó rendszer, bank, adóhatóság, jogszabályban meghatározott egyéb hatóságok. 5.7. Ügyfélszolgálat, ajánlatkérés, hibabejelentés és általános kapcsolattartás Az adatkezelés célja: megkeresések megválaszolása, ajánlatadás, hibabejelentések kezelése, panaszkezelés, szolgáltatással kapcsolatos kommunikáció. Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám, postai cím, a megkeresés tartalma, a válaszadás és ügyintézés során keletkező adatok, hibabejelentéshez kapcsolódó technikai adatok. Jogalap: szerződéssel kapcsolatos megkeresés esetén szerződés teljesítése vagy szerződéskötést megelőző lépések; egyéb megkeresés esetén az Adatkezelő jogos érdeke a megkeresések kezelése és bizonyíthatósága. Megőrzési idő: az ügy lezárását követő 5 évig, panasz vagy jogvita esetén a jogvita végleges lezárásáig. Címzettek: az Adatkezelő ügyfélszolgálati, műszaki, pénzügyi és vezetői feladatokat ellátó munkatársai. Az Adatkezelő címeire érkező e-maileket az Adatkezelő levelezőszervere és belső ügykezelő rendszere tárolja. A beérkező üzeneteket a rendszer érkezéskor automatikusan feldolgozza: ellenőrzi a feladó hitelesítési eredményeit, és az üzenetet a továbbításhoz osztályozza és címkézi. Ez az automatikus feldolgozás a levelek rendezését és a visszaélések megelőzését szolgálja, joghatással járó döntést nem eredményez. 5.8. Hírlevél és közvetlen üzletszerzési célú megkeresések Az Adatkezelő jelen tájékoztató hatálybalépésekor nem üzemeltet rendszeres hírlevél-adatbázist. Amennyiben az Adatkezelő a jövőben hírlevelet vagy közvetlen üzletszerzési célú elektronikus megkeresést kíván küldeni, azt kizárólag megfelelő jogalap birtokában, a szükséges hozzájárulás beszerzésével vagy más alkalmazható jogalap dokumentálásával, leiratkozási lehetőség biztosításával és a jelen tájékoztató frissítésével végzi. Szolgáltatással közvetlenül összefüggő rendszerüzeneteket az Adatkezelő külön marketing-hozzájárulás nélkül is küldhet, ha azok a szerződés teljesítéséhez, a szolgáltatás biztonságához, működtetéséhez vagy jogi kötelezettség teljesítéséhez szükségesek. 5.9. Álláspályázatok kezelése Az adatkezelés célja: álláspályázatok fogadása, kiválasztási eljárás lefolytatása, kapcsolattartás a jelentkezővel. Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám, önéletrajz, motivációs levél, végzettségre, szakmai tapasztalatra és bérigényre vonatkozó adatok, a jelentkező által önkéntesen megadott egyéb adatok. Jogalap: szerződéskötést megelőző lépések megtétele az érintett kérésére. Ha az Adatkezelő a pályázatot későbbi lehetőségek céljából is meg kívánja őrizni, ehhez külön hozzájárulást kér. Megőrzési idő: sikertelen pályázat esetén a kiválasztási eljárás lezárásától számított 6 hónap. Külön hozzájárulás alapján tehetség-adatbázis céljára legfeljebb 1 év. Címzettek: az Adatkezelő ügyvezetése és a kiválasztásban részt vevő munkatársai. 5.10. Jogi igények előterjesztése, érvényesítése és védelme Az adatkezelés célja: szerződéses, polgári jogi, adózási, hatósági vagy egyéb jogi igények előterjesztése, érvényesítése, védelme, bizonyítása. Kezelt adatok: az adott ügyben releváns személyes adatok, szerződéses adatok, kommunikáció, számlák, fizetési adatok, technikai naplók, hatósági vagy bírósági iratok. Jogalap: az Adatkezelő jogos érdeke jogi igényeinek érvényesítéséhez és védelméhez; hatósági vagy bírósági kötelezés esetén jogi kötelezettség teljesítése. Megőrzési idő: az igényérvényesítésre nyitva álló elévülési idő végéig, folyamatban lévő eljárás esetén annak végleges lezárásáig. Címzettek: jogi képviselő, könyvelő, bíróság, hatóság, végrehajtó, biztosító vagy más, jogszabály alapján eljáró szervezet. 5.11. AI-asszisztensek Az adatkezelés célja: beszélgetős AI-asszisztensek biztosítása a FOX alkalmazás, a d250.hu aldomainjein elérhető webes felületek (ideértve a duma csevegőszolgáltatást) és az adminisztrációs felület felhasználói számára; kérdések megválaszolása, szövegek megfogalmazása, beszéd átírása és előállítása, valamint — ha a felhasználó jogosultságai ezt megengedik — a felhasználó kérésére adatok olvasása vagy módosítása az Adatkezelő rendszereiben. Kezelt adatok: a felhasználó által írt vagy diktált üzenetek; hangfelvételek, valamint kéz nélküli hangmódban az élő mikrofonhang, amíg a felhasználó beszél; a felhasználó által a beszélgetéshez kiválasztott csatolmányok, fényképek és fájlok; az asszisztens válaszai; továbbá azok az adatok, amelyeket az asszisztens a kérés megválaszolásához az Adatkezelő rendszereiből olvas, és amelyek az ott tárolt más személyek személyes adatait is tartalmazhatják (például ügyfelek vagy munkatársak nevét). A beszélgetéseket az Adatkezelő a saját szerverein tárolja. Jogalap: szerződés teljesítése, illetve munkavállalók és megbízottak esetén az Adatkezelő jogos érdeke a hatékony belső működéshez. Az asszisztens használata nem kötelező. Megőrzési idő: a beszélgetéseket az Adatkezelő az adott szolgáltatáshoz vagy belső folyamathoz szükséges ideig őrzi meg; törlésüket a felhasználó bármikor kérheti (13. pont). Címzettek: az asszisztens a beszélgetés tartalmát az adott asszisztenshez kiválasztott AI-szolgáltatónak továbbítja. Az Adatkezelő ezeket a szolgáltatásokat a szolgáltatók üzleti (API) feltételei szerint veszi igénybe, amelyek alapján a továbbított tartalmat a szolgáltatók nem használják modelljeik betanítására. Jelenleg igénybe vett szolgáltatók: - Anthropic, PBC (Egyesült Államok) — szöveges beszélgetés (Claude-modellek). Adatvédelmi tájékoztatás: https://www.anthropic.com/legal/privacy - OpenAI, L.L.C. (Egyesült Államok) — szöveges beszélgetés, beszéd szöveggé alakítása, beszédszintézis és valós idejű hangbeszélgetés (Realtime API). Adatvédelmi tájékoztatás: https://openai.com/policies/privacy-policy - Google LLC (Egyesült Államok) — szöveges beszélgetés, beszéd szöveggé alakítása, beszédszintézis és valós idejű hangbeszélgetés (Gemini API és Gemini Live API). Adatvédelmi tájékoztatás: https://policies.google.com/privacy - ElevenLabs, Inc. (Egyesült Államok) — beszéd szöveggé alakítása és beszédszintézis. Adatvédelmi tájékoztatás: https://elevenlabs.io/privacy-policy Egyes asszisztensek az Adatkezelő saját szerverein futó nyelvi modelleket használnak; ezek tartalma nem hagyja el az Adatkezelő infrastruktúráját. 5.12. Térképek és címkeresés Ha egy felület térképet jelenít meg, vagy címet és koordinátát feleltet meg egymásnak, a böngésző az OpenStreetMap csempeszervereiről tölti be a térképet és az unpkg.com tartalomkézbesítő hálózatról a jelölőképeket, az Adatkezelő szervere pedig a keresett címet vagy koordinátát az OpenStreetMap Nominatim szolgáltatásnak küldi el. Ezek a szolgáltatások megkapják a felhasználó IP-címét (a csempék és képek esetén), valamint a keresett címet vagy koordinátát. Jogalap: az Adatkezelő jogos érdeke a térképalapú funkciók nyújtásához. Adatvédelmi tájékoztatás: https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy 6. Cookie-k és hasonló technológiák A weboldal, a d250.hu bejelentkezési felületei és az aldomaines belső rendszerek kizárólag olyan cookie-kat és hasonló technológiákat használhatnak hozzájárulás nélkül, amelyek a weboldal vagy a belső felület működéséhez, biztonságához, munkamenet-kezeléséhez, jogosultságkezeléséhez vagy a felhasználó által kifejezetten kért szolgáltatás nyújtásához feltétlenül szükségesek. Az Adatkezelő a jelen tájékoztató hatálybalépésekor nem alkalmaz hozzájáruláshoz kötött marketing-, remarketing-, hőtérképes, munkamenet-visszajátszó vagy közösségimédia-követő cookie-kat a felhasználó előzetes hozzájárulása nélkül. Ha az Adatkezelő analitikai, marketing, hirdetési, hőtérképes vagy közösségimédia-követő technológiát vezet be, azt kizárólag olyan cookie-kezelési megoldással alkalmazza, amely lehetővé teszi az előzetes hozzájárulást, a hozzájárulás visszavonását, az elfogadás és elutasítás egyenértékű lehetőségét, valamint a cookie-k cél, szolgáltató, lejárati idő és adattovábbítás szerinti bemutatását. Jelenleg használt cookie-k, amelyek mind feltétlenül szükségesek vagy a felhasználó kérésére jönnek létre: a munkamenet-cookie (bejelentkezett munkamenet, legfeljebb 30 nap), egy CSRF-védelmi cookie (biztonság), egy bejelentkezés-folytonossági cookie (60 másodperc) és egy téma-cookie (a felhasználó megjelenítési beállítása, 1 év). A böngészőben a cookie-k törölhetők vagy tilthatók. A feltétlenül szükséges cookie-k tiltása esetén előfordulhat, hogy a weboldal vagy egyes funkciói nem működnek megfelelően. 7. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás Az Adatkezelő nem hoz olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené. Az Adatkezelő nem végez olyan profilalkotást, amely az érintett jogait vagy jogos érdekeit jelentősen érintené. 8. Különleges adatok Az Adatkezelő főszabály szerint nem kér és nem kezel különleges személyes adatokat, így különösen egészségügyi adatot, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre, szakszervezeti tagságra, genetikai vagy biometrikus azonosításra, szexuális életre vagy szexuális irányultságra vonatkozó adatot. Ha az érintett önkéntesen ilyen adatot közöl például önéletrajzban, üzenetben vagy dokumentumban, az Adatkezelő azt nem használja fel döntéshozatalra, kivéve, ha az adott adat kezelése jogszabály alapján vagy az érintett kifejezett kérelme miatt szükséges. 9. Adatfeldolgozók és címzettek Az Adatkezelő a működése során az alábbi címzetti kategóriák részére továbbíthat vagy tehet hozzáférhetővé személyes adatokat: - könyvelő és adótanácsadó; - számlázó és pénzügyi adminisztrációs szolgáltató; - bank és pénzforgalmi szolgáltató; - informatikai üzemeltetésben, karbantartásban vagy fejlesztésben részt vevő szolgáltatók; - jogi képviselő; - hatóság, bíróság vagy más, jogszabály alapján eljáró szerv; - postai vagy futárszolgáltató, ha papíralapú küldemény továbbítása szükséges. Az Adatkezelő csak olyan adatfeldolgozót vesz igénybe, amely megfelelő garanciákat nyújt a személyes adatok védelmére, és amely az adatokat kizárólag az Adatkezelő utasításai szerint kezeli. Az Adatkezelő az adatfeldolgozókkal írásbeli adatfeldolgozói megállapodást köt, ha az adatfeldolgozó az Adatkezelő nevében személyes adatot kezel. 10. Adattovábbítás harmadik országba Az Adatkezelő személyes adatot harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére csak akkor továbbít, ha annak GDPR szerinti feltételei fennállnak. Az Európai Gazdasági Térségen kívüli adattovábbítás különösen az alábbi garanciák valamelyike mellett történhet: - az Európai Bizottság megfelelőségi határozata alapján; - az EU–USA Adatvédelmi Keretrendszer alapján, ha az amerikai címzett érvényes tanúsítással rendelkezik; - az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek alkalmazásával; - más, a GDPR által megengedett megfelelő garancia alapján. Az Adatkezelő harmadik országbeli címzett igénybevétele esetén megvizsgálja az adattovábbítás jogszerűségét, a címzett adatvédelmi garanciáit és az érintetti jogok érvényesíthetőségét. Az Adatkezelő által jelenleg igénybe vett harmadik országbeli címzettek: - Google LLC (Egyesült Államok) — Firebase Cloud Messaging push kézbesítés a FOX alkalmazáshoz, Google-fiókos belépés, valamint AI-asszisztens szolgáltatások (5.11. pont) — EU–USA Adatvédelmi Keretrendszer. - Apple Inc. (Egyesült Államok és Írország) — Apple Push Notification service a FOX iOS alkalmazáshoz — ahol alkalmazható, EU–USA Adatvédelmi Keretrendszer, kiegészítve az Apple szabványos adatfeldolgozási feltételeivel. - Anthropic, PBC, OpenAI, L.L.C. és ElevenLabs, Inc. (Egyesült Államok) — AI-asszisztens szolgáltatások (5.11. pont) — EU–USA Adatvédelmi Keretrendszer, ha a címzett tanúsítással rendelkezik, egyébként az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek, a szolgáltató adatfeldolgozási feltételeinek részeként. Az Adatkezelő más harmadik országban letelepedett AI-szolgáltatónak személyes adatot nem továbbít. A jelen felsorolást az Adatkezelő frissíti, amikor harmadik országbeli címzettet vezet be, cserél vagy szüntet meg. 11. Adatbiztonság Az Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi a személyes adatokat. Ezek különösen az alábbiak: - jogosultságkezelés és hozzáférések korlátozása; - jelszóvédelem és adminisztratív hozzáférések kontrollja; - titkosított vagy védett kommunikáció alkalmazása, ahol ez indokolt; - személyes adatokhoz való hozzáférés csak munkaköri vagy szerződéses szükségesség alapján; - biztonsági mentések alkalmazása; - sérülékenységek, hibák és incidensek kezelése; - papíralapú dokumentumok zárt helyen történő tárolása; - munkatársak és közreműködők titoktartási kötelezettsége; - incidensek dokumentálása és szükség szerinti bejelentése. Az Adatkezelő a biztonsági intézkedéseket az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei, céljai, valamint az érintettek jogaira és szabadságaira jelentett kockázat figyelembevételével alakítja ki. 12. Adatvédelmi incidensek kezelése Adatvédelmi incidens minden olyan biztonsági sérülés, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisülését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi. Az Adatkezelő az adatvédelmi incidenseket nyilvántartja. Ha az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelenti azt a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintettek jogaira és szabadságaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintetteket is. 13. Az érintettek jogai Az érintett az Adatkezelőtől kérheti: - tájékoztatását a személyes adatai kezeléséről; - hozzáférést a rá vonatkozó személyes adatokhoz; - pontatlan személyes adatainak helyesbítését; - hiányos személyes adatainak kiegészítését; - személyes adatainak törlését; - az adatkezelés korlátozását; - az adathordozhatóság biztosítását, ha annak feltételei fennállnak; - tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen; - tiltakozhat közvetlen üzletszerzés célú adatkezelés ellen; - visszavonhatja a hozzájárulását, ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőző adatkezelés jogszerűségét. Az Adatkezelő a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül megválaszolja. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A hosszabbításról az Adatkezelő az érintettet az első hónapon belül tájékoztatja. Az Adatkezelő a kérelem teljesítése előtt jogosult az érintett személyazonosságának igazolását kérni, ha kétsége merül fel a kérelmet benyújtó személy kilétével kapcsolatban. Az Adatkezelő a kérelmet főszabály szerint díjmentesen teljesíti. Nyilvánvalóan megalapozatlan vagy túlzó kérelem esetén az Adatkezelő észszerű díjat számíthat fel, vagy megtagadhatja a kérelem teljesítését. Fiók és adatok törlése: a fent felsorolt jogokon túl a regisztrált felhasználó — ideértve a FOX alkalmazás felhasználóját is — kérheti fiókjának és a fiókhoz kapcsolódó személyes adatainak törlését úgy, hogy e-mailt küld az info@d250.hu címre a fiókhoz regisztrált e-mail címről. Az Adatkezelő a kérelem azonosítását követően a beérkezéstől számított 30 napon belül elvégzi a törlést, kivéve azokat az adatokat, amelyeket jogszabály alapján köteles megőrizni vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükségesek; ez utóbbi esetben tájékoztatja a felhasználót a megőrzött adatok kategóriáiról és a megőrzés jogalapjáról. A regisztrált webes felhasználó fiókját a profiloldalán azonnal maga is törölheti. Ez a fiókot és a belépési adatait azonnal eltávolítja; ha a további kapcsolódó adatok (például FOX-nyilvántartások vagy AI-beszélgetések) törlését is kéri, a fent leírt e-mailes kérelmet küldheti el. 14. Jogorvoslat Az érintett az adatkezeléssel kapcsolatos kérdéssel, észrevétellel vagy panasszal elsődlegesen az Adatkezelőhöz fordulhat az info@d250.hu e-mail címen. Az érintett jogosult adatvédelmi felügyeleti hatóságnál panaszt tenni. A GDPR 77. cikke alapján az érintett a panaszt választása szerint a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál vagy a szokásos tartózkodási helye, munkavégzési helye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti EU-s tagállam felügyeleti hatóságánál nyújthatja be. Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9. E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu Telefon: +36 1 391 1400 Honlap: www.naih.hu Az érintett jogosult bírósághoz is fordulni. A pert az érintett választása szerint az Adatkezelő székhelye szerint illetékes törvényszék vagy az érintett lakóhelye, illetve tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt lehet megindítani. 15. A tájékoztató módosítása Az Adatkezelő a jelen tájékoztatót legalább évente, továbbá minden lényeges adatkezelési, technológiai, szolgáltatási vagy jogszabályi változás esetén felülvizsgálja. A módosított tájékoztatót az Adatkezelő a weboldalán vagy más megfelelő módon teszi közzé. Ha a módosítás az érintettek jogait vagy az adatkezelés lényeges körülményeit jelentősen érinti, az Adatkezelő megfelelő módon külön is felhívja az érintettek figyelmét a változásra. 16. Záró rendelkezések A jelen tájékoztató a 2019. évi adatkezelési dokumentumok felülvizsgálatával, egységesítésével és korszerűsítésével készült. A korábbi adatkezelési tájékoztatók és szabályzatok e tájékoztató hatálybalépésével a nyilvános adatkezelési tájékoztatás céljára nem alkalmazandók. Kelt: Solymár, 2026. október 16. D250 Systems Kft.